Windykacja należności transportowych - rola CRM w programie SPEDTRANS

Pilnowanie terminów płatności kontrahentów nie należy ani do zadań prostych, ani też przyjemnych. Aby odzyskiwanie należności było skuteczne dobrze jest więc dysponować wszelką możliwą pomocą - przydają się nie tylko cechy charakteru, takie jak empatia i cierpliwość, ale również konkretne narzędzia w postaci oprogramowania. Rola CRM jest zatem w tym przypadku nieoceniona. 
W ramach miękkiej windykacji długów ważne jest ustalenie warunków spłaty akceptowalnych przez obie strony. Często takie działania przynoszą lepsze efekty niż radykalne postępowanie. Zanim zatem przekażemy dane klienta do rejestru dłużników, dobrym pomysłem jest przesłanie prostego przypomnienia przez e-mail czy kontakt telefoniczny.

CRM a windykacja należności transportowych

W takiej sytuacji niezwykle pomocnym narzędziem okazuje się być moduł CRM w programie do obsługi zleceń transportowych SPEDTRANS. 
Przede wszystkim program daje dostęp w jednym miejscu do pełnej bazy Kontrahentów wraz ze wszystkimi danymi adresowymi i kontaktowymi.

Przeterminowane faktury

Osoba windykująca w procesie ściągania należności może skorzystać przede wszystkim z rejestru faktur i możliwości ich filtracji wg poniższych kryteriów:

• wszystkie dokumenty sprzedaży
• nierozliczone
• nierozliczone nieprzeterminowane
• nierozliczone przeterminowane
• rozliczone
• nadpłaty

Wizualnym odzwierciedleniem faktur przeterminowanych w systemie SPEDTRANS jest np.: ich oznakowanie kolorem czerwonym. 

Notatki, zadania, ważne terminy

Jak widać zatem w  bardzo prosty i szybki sposób można dotrzeć do kontrahentów, którzy zalegają nam z płatnościami. Pod każdą fakturą możemy dodać także notatki z rozmowy windykacyjnej, zaplanować sobie ważne zadania lub terminy, np. kolejny kontakt z kontrahentem. Program SPEDTRANS wg ustalonego terminu przypomni nam także o dacie realizacji zaplanowanego zadania. Nie musimy pamiętać o tym, kiedy powinniśmy ponowić kontakt. Na tej postawie tworzymy sobie historię windykacji, do której możemy wrócić w każdej chwili i zawsze będzie wiadomo na jakim etapie są poczynione ustalenia z kontrahentem.

Rejestry w systemie SPEDTRANS

Nie jest to oczywiście jedyny rejestr, który usprawnia windykację długów. W programie dla transportu i logistyki SPEDTRANS mamy do dyspozycji wiele innych rejestrów dających możliwość analizy płatności zaległych czy też zrealizowanych, np.:

• Rejestr zapłat
• Rejestr wezwań do zapłaty, w którym to rejestrze istnieje możliwość filtracji dokumentów wg daty, kontrahentów czy też rodzaju wezwania.
• Możemy także dokonać analizy w postaci raportu – Stan rozliczeń sprzedaży, za pomocą którego monitorujemy przeterminowane dokumenty. Z tej pozycji SPEDTRANS umożliwia nam wykonanie emailingu do kontrahentów, albo indywidualnie, albo zbiorczo z przypomnieniem o zaległych płatnościach.

 
    
To zakres działań w ramach tzw. miękkiej windykacji. Jej celem jest polubowne wyjaśnienie całej sytuacji, w tym określenie, jaki jest właściwie powód zaistniałego opóźnienia. A tych powodów może być przecież bardzo wiele, od zwykłego zapominalstwa, przez zagubienie dokumentu aż po przypadki takie jak klient czekający na spłatę należności od swojego kontrahenta. 

Automatyczny mailing

W taką windykację należności transportowych wpisuje się też możliwość konfiguracji automatycznych przypomnień o zbliżającym się terminie płatności, które będą drogą  meilową kierowane do kontrahenta z programu SPEDTRANS. 
W ramach działań CRM możemy określać wg własnych wytycznych, z jakim wyprzedzeniem te przypomnienia będą kierowane do naszych kontrahentów i z jaką częstotliwością. Kolejnym etapem będzie generowanie automatycznych wezwań do zapłaty za faktury przeterminowane. W tym przypadku także to my decydujemy po jakim czasie od mijającego terminu płatności wyjdzie takie wezwanie i co jaki czas będzie kierowane do dłużnika.

O tym, że wezwanie do zapłaty wyszło z systemu informuje nas odpowiedni check-box, w którym pojawi się automatycznie ilość wysłanych dokumentów – wezwań do zapłaty z programu do wystawiania faktur za usługi transportowe SPEDTRANS. Jak widać, dzięki modułowi CRM SPEDTRANS możemy połączyć typowy monitoring płatności z późniejsza windykacją.
    Automatyczne mailingi z przypomnieniami o płatnościach są nie tylko skuteczne, ale również nie wymagają od nas wielkich nakładów pracy. Wiadomości za nas rozsyła system CRM, co w znacznym stopniu oszczędza czas. Aby jednak takie e-maile odniosły pożądany skutek, w trakcie ich konstruowania należy pamiętać o kilku sprawach:
    • wiadomości powinny być naturalne i sprawiać wrażenie, że wysłał je człowiek, a nie automat,
    • powinny zawierać informację o fakturze, o której mowa,
    • powinny zawierać informację o pierwotnym terminie płatności,
    • powinny zawierać dane kontaktowe osoby, z którą można porozmawiać w przypadku pytań lub problemów.

Jak ważna jest rozmowa w ściąganiu należności

Uzupełnieniem automatycznych przypomnień jest oczywiście niezastąpiony kontakt telefoniczny. To dobry sposób na okazanie kontrahentowi wyrozumiałości, poznanie powodu opóźnienia w płatnościach oraz generalnego zainteresowania jego firmą. Możemy tutaj poprawić długotrwałe relacje z kontrahentem poprzez takie akcje jak na przykład przedłużenie terminów płatności. Jeżeli powodem opóźniającej się spłaty jest to, że klient jest niezadowolony z jakości produktu czy poziomu usługi, to miękki kontakt w sprawie zaległej faktury może być początkiem konstruktywnej rozmowy i szansą do naprawienia sytuacji. W dalszej mierze rzutować to będzie na pozytywną, długotrwałą współpracę z kontrahentem. To również prosty sposób na kontrolę nad finansami naszej firmy i szybkie rozeznanie w nierozliczonych fakturach.

W systemie SPEDTRANS jednym kliknięciem z pozycji faktury możemy zadzwonić do wybranej osoby z kartoteki kontrahenta a opcja ta jest możliwa dzięki najnowszej aplikacji na telefon SPEDTRANS Call2CRM. To ogromna wygoda i oszczędność czasu.

W tym miejscu warto wspomnieć o jeszcze jednym aspekcie. Dzięki modułowi CRM SPEDTRANS pracodawca może w łatwy sposób weryfikować i nadzorować działania windykacyjne pracowników. Mając szeroki dostęp do raportów i zestawień ma pełen wachlarz informacji, np. o ilości wykonanych telefonów, czasu poszczególnych rozmów, wysyłanych meili przez konkretnych pracowników. Historia rozmów danego pracownika jest także widoczna w kartotece każdego kontrahenta. Mając komplet informacji możemy więc ocenić skuteczność naszego działu windykacji i ewentualnie wprowadzić działania usprawniające system ściągania należności.

Dobre relacje biznesowe a skuteczne odzyskiwanie długów

Używając miękkiej windykacji długów zwiększamy szanse na zbudowanie pozytywnej, długotrwałej relacji z kontrahentami. Trzeba bowiem podkreślić, że najbardziej pożądanym rezultatem windykacji jest nie tylko wyegzekwowanie należności, ale także utrzymanie dobrych relacji biznesowych z klientem. Tylko w ten sposób możliwa jest późniejsza z nim współpraca.
Dlatego też główną zaletą stosowania systemu CRM w procesach windykacyjnych jest to, że nawet to nieprzyjemne dla obu stron doświadczenie można zamienić na coś, co pozytywnie wpłynie na późniejsze ich relacje. Miękka windykacja w CRM zazwyczaj oznacza również lepszą ściągalność długów - tak więc nie tylko nie niszczy relacji z klientem, ale jest również skuteczniejsza.