Wdrożenie SpedTrans + program finansowo-księgowy CDN OPTIMA

STUDIUM PRZYPADKU 

SPEDTRANS SQL 4.000 + PROGRAM FINANSOWO-KSIĘGOWY CDN OPTIMA 

WDROŻENIE W FIRMIE SPEDYCYJNO-TRANSPORTOWEJ

CHARAKTERYSTYKA PROFILU KONTRAHENTA

Firma spedycyjno-transportowa, obsługuje przewozy krajowe i międzynarodowe na terenie Unii Europejskiej. Dysponuje różnego rodzaju samochodami, monitorowanymi w systemie GPS. Posiada kilka oddziałów w Polsce, w każdym pracuje kilku spedytorów. 

STAN PRZED WDROŻENIEM

W ciągu ostatnich kilku lat firma zanotowała rosnące przychody połączone z rozbudową struktury organizacyjnej i wzrostem zatrudnienia. Wzrost obrotów firmy nie przełożył się jednak na proporcjonalny przyrost dochodu ze względu na zwiększające się nakłady pracy administracyjnej i dodatkowe koszty ponoszone w wyniku obsługi większej ilości transakcji. 

Szybki rozwój i rozbudowa bazy klientów spowodowały nieproporcjonalnie duży wzrost zatrudnienia i kosztów.

Procesy związane z obiegiem dokumentów i rozliczeniami są nieoptymalne, w większości wykonywane ręcznie w kilku różnych systemach, a te same dane wprowadza się kilka razy do różnych aplikacji. Brak standardu dla analizy zyskowności zleceń, brak skutecznego nadzoru nad poziomem kosztów.

Zlecenia spedycji, zlecenia transportu oraz zlecenia wyjazdu są robione w prostych programach działających lokalnie w każdym oddziale. Wiele operacji robionych jest poza systemem lub mało wydajnie. Delegacje wypisywane są ręcznie. Podobnie analiza przepału i rozliczenia paliwa. Księgowanie sprzedaży, dokumentów kosztowych oraz delegacji jest robione ręcznie na podstawie poszczególnych dokumentów. Faktury wewnętrzne do kosztowych faktur zagranicznych wystawiane są w Excelu.

Nie wszyscy stali przewoźnicy mają podpisane umowy. Rozliczenia z przewoźnikami polegają na porównaniu zaplanowanych kosztów zlecenia z faktycznymi fakturami wystawionymi przez wykonawców na podstawie ich rzeczywistych kosztów. Po czym następuje wyjaśnianie różnic, co prowadzi do odrzucania faktur, dużej liczby faktur korygujących, opóźnień w płatnościach i wzajemnej niechęci.

OCZEKIWANY EFEKT

Dane wprowadzane w oddziałach mają być dostępne w jednej wspólnej bazie danych i ma być ona jedynym pewnym źródłem danych.

Wszelkie standardowe i powtarzalne operacje, takie jak księgowania sprzedaży i kosztów powinny być robione automatycznie przy pomocy interfejsów wymieniających dane z systemem księgowym. Ważnym obostrzeniem jest, aby przekazane do księgowości dane były w 100% pewne i nie wymagały ręcznego przeksięgowywania, tj. poprawnie założona kartoteka kontrahenta, prawidłowy miesiąc księgowania z uwzględnieniem szczególnego momentu powstania obowiązku dla VAT, poprawne kursy walut dla operacji walutowych.

Faktury wewnętrzne wystawiane do zagranicznych faktur kosztowych mają być wystawiane w systemie i automatycznie księgowane interfejsem.

Dokumenty typu delegacje są powiązane ze zleceniami wyjazdu i powinny być wystawiane na ich podstawie. Część danych powinna się automatycznie wypełniać z dokumentów źródłowych. Księgowanie powinno się odbywać automatycznie interfejsem. 

Przepał i rozliczenia paliwa mają być ewidencjonowane i rozliczane w systemie. Tam, gdzie to możliwe, dane mają być pobierane interfejsem z systemu GPS.

W systemie mają być rejestrowane wszystkie elementy kosztów i przypisywane do zleceń.

Rozliczenia z przewoźnikami nie mogą być tak pracochłonne jak obecnie i ma to trwać krócej.

Zaproponowane rozwiązanie na mieć możliwość definiowania uprawnień do poszczególnych funkcji i zakresu danych.

ROZWIĄZANIE

Wybrano system zarządzania transportem i spedycją SpedTrans SQL oraz program finansowo-księgowy Comarch CDN Optima. W głównym biurze firmy zainstalowano centralną bazę danych systemu SpedTrans SQL, a w oddziałach końcówki do pracy zdalnej.

• System jest zaprojektowany tak, aby użytkownik mógł w jednolity sposób obsłużyć procesy transportu i spedycji, w obrocie krajowym i międzynarodowym, niezależnie od formy dostawy i rodzaju przewoźnika.

• Moduł rozliczeń z firmami transportowymi pozwala nadzorować i uzgadniać między firmami koszty zleceń, co eliminuje reklamacje, faktury korygujące i korekty księgowań.

• Przygotowane interfejsy do CDN Optima pozwalają wykonywać automatycznie nawet do 90% księgowań i pobierać zwrotnie do systemu SpedTrans SQL dane dotyczące salda należności, przeterminowań oraz wykorzystania linii kredytowej klienta.

• Łatwość tworzenia interfejsów pozwala na komunikację z różnymi systemami i usługami.

• Skalowalność – dzięki wbudowanym mechanizmom wdrożeniowym możliwa jest rozbudowa systemu o kolejne moduły funkcjonalne

KORZYŚCI

• Wzrosła wydajność pracowników Działu Spedycji, Działu Fakturowania, Działu Rozliczeń i Księgowości.

• Poprawne wprowadzenie zlecenia transportu/spedycji znacząco przyspiesza wystawianie kolejnych dokumentów powiązanych tj. zlecenia wyjazdu, awizacji, faktury, delegacji.

• Analiza zyskowności zleceń jest wiarygodna, a algorytm naliczania premii przejrzysty dla spedytorów.

• Proces rozliczeń z firmami transportowymi jest w pełni nadzorowany i trwa krócej.

• Wszystkie standardowe księgowania wykonywane są automatycznie.

• Jest mniej pomyłek wynikających z powtórnego ręcznego wprowadzania danych.

• SpedTrans SQL oraz CDN OPTIMA korzystają z tego samego silnika bazy danych, dzięki czemu integracja programów dla spedycji i transportu jest dużo prostsza i tańsza w bieżącym serwisie.

DODATKOWE INFORMACJE 

Dla zainteresowanych służymy referencjami oraz prezentacją on-line.

Zapraszamy do współpracy.